Volledig beheerpakket | Beheerpakket kleine VVE's | Overig beheer
Volledig beheerpakket
- Het opzetten van de (leden) administratie.
- Het verwerken van (eigenaars) mutaties en het informeren van notarissen en makelaars alsmede de nieuwe eigenaar.
- Het verwerken van de afrekening verwarming/warm water.
- Archivering van de administratie en contracten van de VVE volgens de wettelijke bewaartermijn.
- Het (automatisch) innen van de maandelijkse voorschotbijdrage.
- De maandelijkse debiteurenbewaking, inclusief het voeren van de incassoprocedure.
- Het boeken van facturen en bankafschriften.
- Het betalen van facturen, desgewenst na goedkeuring van het bestuur.
- Het opstellen van de jaarrekening met de begroting voor het komende jaar. Hierin wordt aan de hand van de opgestelde meerjarenonderhoudsplanning ook de reservering voor groot onderhoud opgenomen.
- Het verstrekken van een toelichting aan de kascommissie met betrekking tot de jaarstukken.
- Het convoceren, bijwonen en in overleg plannen van de Algemene Ledenvergadering, het opmaken van de notulen, alle bijkomende correspondentie et cetera.
- Het bijwonen van een bestuurs- en/of commissievergadering.
- Het verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie van/aan derden ten behoeve van de VVE.
- Het verzorgen van mailings aan de leden.
- Het opstellen van het Huishoudelijk Reglement.
- Het manen van eigenaars/gebruikers die de bepalingen uit de Splitsingsakte, het Modelreglement en het Huishoudelijk Reglement niet naleven.
- Het behartigen van juridische zaken. Hiervoor wordt ten behoeve van de VVE een Overeenkomst Juridische Dienstverlening (OJD) met Advocatenkantoor Rijssenbeek te Arnhem afgesloten. Voor meer informatie klik hier.
- Begeleiding bij het installeren van een bestuur en/of commissie. Desgewenst kan Pronto de bestuursfunctie vervullen.
- Het adviseren van het bestuur bij de uitvoering van haar bestuurstaken.
- Naast de gebruikelijke beheertaken zien wij het als onze taak om vrijblijvende aanbevelingen aan het bestuur te doen om zo te trachten de exploitatiekosten structureel te verlagen. Een deel van ons honorarium wordt op die manier ‘terugverdiend’ door de VVE. Hieronder valt het beoordelen van de lopende contracten.
- Via het softwareprogramma Twinq volledige inzage in de administratie voor het bestuur.
- Via Twinq inzage voor individuele leden in het overzicht van hun persoonlijke betalingen en verplichtingen, inclusief de status van de door hen gemelde onderhoudsklachten. Voor een demo zie https://pronto.twinq.nl. Wachtwoord en gebruikersnaam beide demo (kleine letters). Het betreft een fictieve VVE, teksten en cijfers zijn afkomstig van Twinq.
- De mogelijkheid om notulen, Huishoudelijk Reglement en andere relevante stukken van de VVE te downloaden.
- 24-uurs bereikbaarheid voor het melden van storingen en onderhoudsproblemen. Desgewenst kunnen onderhoudsklachten digitaal via https://pronto.twinq.nl gemeld worden.
- Het aansturen van bedrijven voor klein onderhoud en controle op de opvolging hiervan. De melder van de onderhoudsklacht wordt door ons op de hoogte gehouden van de afwikkeling van de klacht en kan de voortgang tevens volgen via ons softwareprogramma Twinq.
- Voor het opstellen van een meerjarenonderhoudsplanning en de
begeleiding van groot onderhoud werkt Pronto samen met diverse bedrijven. Desgewenst
kunnen deze diensten bij één van hen ondergebracht worden.
